办事流程

一、印信的种类

1、在校办保管和使用的印章有:“燕山大学”印章,“燕山大学”钢印,“燕山大学校长办公室”印章,“燕山大学学位评定委员会”印章,“燕山大学学术委员会”印章,“燕山大学介绍信专用章”,“燕山大学”校长签字章,校领导名章。
2、校办负责开具燕山大学介绍信。
3、校办负责保管燕山大学事业法人证书及组织机构代码证。

二、印信使用范围

1、钢印用于学校颁发的各类证件(工作证、学生证、进修证、学员结业证、任职资格证书等)。
2、燕山大学印章用于学校领导签发上报的文件、报表、校级合同或协议书、进修证、休学证明、专业技术人员任职资格证、学生证、聘书、奖状、涉外信件、学校介绍信、以学校名义出具的各类证明及学校发布的各类公告或决定等。
3、校长签字章用于本科生、研究生、博士生等学生的学位证书等学历证明和以校长名义发布的各类公告,用于各类报表、合同书、协议书等,用于国际合作相关文件等。
4、校领导名章用于主管校领导批准的各类相关文件。
5、其它印章用于相应的所需材料。
6、盖有“燕山大学”印章的介绍信用于各单位刻制公章。
7、盖有“燕山大学介绍信专用章”的介绍信用于学校人员外出办事证明身份。

三、印信使用要求

(一)、各单位及个人需要用印,都需持有相关证明、文件或用章审批表。需领导签字的用印,可从校园网上下载用章审批表。
1、凡颁发的工作证、学生证等的用印,必须经职能部门(人事处、学生工作处等)核查准确,出具证明,由专人送交校办,审查无误后,方可用印。
2、本科、硕士研究生、博士研究生的毕业证及学位证等的用印,必须持有主管领导签发的文件,由专人送交校办,审查无误后,方可用印。
3、涉外信件用印,需经主管外事工作领导审查签字后方可用印。
4、各类上报文件、合同书、协议书、申报材料、统计报表、职称申报表、出国申请表、公函等重要函件用印,须经拟文单位负责人和职能部门审查送校领导签字后方可用印。
5、各类证明用印,本人应先到有关职能部门开具证明,经校办审核后,方可用印。
6、以校办名义发出的各类文件或通知,需经校办主任签字,方可用印。
7、其它特殊情况用印,需经校办主任或主管校领导审定签字后,方可用印。
(二)、介绍信及证明的使用
1、刻章介绍信,需有各单位填写刻章申请表,并盖单位印章,经校办审核后,开具刻章介绍信。
2、燕山大学介绍信及各类证明,由所在职能部门开具单位介绍信或证明并加盖公章,经校办审核后,开具学校介绍信。

四、印章保管要求

1、校级各类印章由校办派专人负责保管和使用。使用时必须严格按审批手续用印。
2、监印者要明确职责,坚守岗位,做到用印后及时放回保险柜,人离柜锁。要严格建立用印登记制度。
3、要规范化用印,即“齐年盖月”,印迹清晰,印章要及时清洗保持字迹清晰。
4、严格用印保密制度。

五、用章工作流程

六、刻制公章的要求与流程

1、新成立单位 凭成立文件和有关部门领导签字的刻章申请表,到校办开具刻章介绍信。
2、印章损毁需要重新刻章 由单位开具介绍信证明印章已坏,由校办开具刻章介绍信,同时将原章交回。
3、刻制公章流程

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七、事业法人证书、组织机构代码证使用流程

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八、校内公文(请示、报告)办件流程

九、校外公文办件流程

十、行政公文行文流程

十一、用章一般程序(供各单位参考)

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校长办公室
2007年9月13日